Cliente
Desafio
A Coniex é uma PME em crescimento com comerciais espalhados de Norte a Sul do País. O pouco contacto físico entre os comerciais e a sede criava dificuldades na comunicação interna e externa nomeadamente no que diz respeito a:
- Grande carga administrativa.
- Elevados custos de comunicação (telefone e fax).
- Erros e falhas de comunicação inerentes às comunicações verbais e papel.
- Pouca transparência de dados fornecidos aos vendedores e pelos vendedores.
- Escassez de informação para a direcção comercial sobre as visitas dos vendedores aos clientes e temas abordados.
- Introdução tardia de dados de encomendas e consequente expedição.
Era assim importante implementar uma solução que respondesse a estes problemas às necessidades constantes de deslocação dos comerciais e ao acesso a informação comercial e do cliente em qualquer altura do dia.
Solução
A solução implementada contempla a utilização de dois módulos de software o dCRM e PocketEncomendas a trabalharem de forma integrada com o ERP PHC. Como interface físico para acesso e envio de informação móvel são utilizados PDA’s ou smartphones.
Segurança: Para garantir os mais elevados níveis de segurança e evitar intrusões na rede interna do cliente instalou-se a aplicação num servidor web separado do servidor de dados ao qual se adicionou uma firewall.
Gestão de informação comercial e agenda pessoal: Para além da simples introdução de encomendas a solução implementada permite a elaboração de reports mensais por vencedor e o acesso à conta corrente dos clientes. Os vendedores passaram a ter uma ferramenta que lhes permite saber qual o seu desfasamento relativamente aos seus objectivos de vendas podendo orientar o seu esforço comercial com total precisão e rapidez em qualquer altura. Os vendedores beneficiam também de um acesso on-line à sua agenda pessoal com as marcações efectuadas e a analisar num gráfico semanal semelhante ao Outlook as visitas já efectuadas aos clientes e reportadas nos seus relatórios.
Comunicação directa com o cliente: Através do envio de newsletters ou outro tipo de informações via correio electrónico. A definição da informação a ser enviada bem como a selecção dos clientes destinatários pode ser totalmente parametrizável pelo utilizador supervisor em qualquer altura do dia ou da semana.
Adequação aos processos da empresa: Na solução PocketEncomendas o desenvolvimento implicou sobretudo a adição de novos campos aos ecrãs de clientes e de artigos nomeadamente campos específicos à área de actividade da Coniex moldando-se por isso também a toda e qualquer necessidade de utilizações.
Resultados
Com a implementação desta solução a Coniex passou a usufruir de ganhos de produtividade a nível administrativo comercial e financeiro. Com a implementação do módulo dCRM os vendedores começaram a introduzir os seus relatórios de visita sem terem necessidade de se deslocarem aos escritórios da empresa utilizando um dispositivo único com baixo custo de comunicação.
Na sede esta leitura é rápida e eficaz sobre o ponto de vista da direcção comercial sem atrasos já que a recolha pode ser feita diariamente e por isso a alocação e desempenho de recursos já é possível de ser avaliada. Nestes relatórios também é levado em linha de conta o tempo dispendido e os custos como por exemplo as portagens e outros.
Com a implementação do módulo PocketEncomendas o tratamento de documentos passou a ser feito de uma forma muito mais eficiente visto que os vendedores ao introduzirem os pedidos dos seus clientes sabiam no momento se dispunham ou não de stock e se o plafond atribuído seria ou não um impeditivo.
Também os problemas de falhas de comunicação inerentes aos pedidos telefónicos e fax foram ultrapassados devido à introdução directa na base de dados da organização. Consequentemente a carga administrativa baixou consideravelmente a integração total com o ERP PHC.
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