Cliente
Desafio
Enquanto referência na gestão de parques empresariais a Baía do Tejo necessitava gerir de forma integrada todas as aplicações inerentes ao seu negócio para garantir o controlo centralização e eficiência global da sua atividade.
O sistema existente não permitia cumprir estes objetivos porque era suportado em diferentes pacotes de software não ligados entre si era obsoleto tecnologicamente e apresentava uma insuficiente cobertura funcional flexibilidade e adaptabilidade à reorganização da empresa e à sua dispersão geográfica.
Era então necessária uma mudança de paradigma com a implementação de uma solução completa de ERP.O processo de aquisição passou por uma consulta ao mercado tendo sido observadas e analisadas diferentes soluções nacionais e internacionais. A avaliação das propostas foi realizada com base em critérios exigentes e variados: preço perfil da empresa CV da equipa de consultores e questionário de avaliação preenchido pelos diretores na sequência de apresentações e demonstrações realizadas pelos proponentes.
Solução
A proposta apresentada pela Winsig foi a que melhor respondeu a todos os desafios da Baía do Tejo e baseou-se na implementação do PHC Enterprise como solução integrada para a administração de toda a atividade da empresa incluindo os seguintes módulos:
Gestão: Execução e controlo de toda a gestão comercial e financeira da Baía do Tejo. Face às especificidades inerentes à atividade foram criados os processos completos para a gestão e controlo dos módulos dos imóveis e das leituras de contadores.
Contabilidade: Execução e controlo de todas as tarefas contabilísticas da Baía do Tejo com a criação de um caderno de análises específicas.
Suporte: Rentabilização da assistência após venda permitindo gerir o parque instalado a atividade de suporte ao público e a performance da área técnica.
Imobilizado: Controlo total dos ativos imobilizados da Baía do Tejo com ligação aos imóveis.
Controldoc: estão documental com arquivo digital de todo o tipo de ficheiros (imagens, word, excel, pdf, etc.) e possibilidade de relacioná-los com os dados existentes nos outros módulos. Criação de workflows para pedidos de assistência e intervenções.
Pessoal: Gestão de colaboradores processamento de vencimentos férias faltas e mapas legais assim como inúmeras análises para um controlo pormenorizado dos custos de pessoal.
SHST: Gestão e organização dos serviços de HST (Higiene e Segurança no Trabalho).
Resultados
Uma vez que a cobertura funcional do projeto abrange todos os setores da Baía do Tejo acrescentando valor ao trabalho de cada um e da própria organização os principais benefícios passam pela simplificação dos processos de trabalho pela melhoria do desempenho dos colaboradores e pelo controlo a 360º do negócio da empresa. A opção pela cultura less paper contribui igualmente para uma imagem amiga do ambiente um desígnio da Baía do Tejo.
A solução integrada proporcionou ainda a reorganização de conceitos e modus operandi dos vários departamentos a melhoria da comunicação interna e a minimização da dispersão geográfica através da simplificação de processos.
O ano de 2013 é um ano de consolidação de processos e de adaptação à nova ferramenta que deverá sofrer os ajustamentos de detalhe que se vierem a revelar necessários. Enquanto responsável pela contínua evolução da solução dentro da Baía do Tejo a Winsig tem um papel muito importante no suporte desta solução.
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