Como Escolher o Melhor Software de Faturação para Empresas?

Nos negócios que envolvem atendimento ao público vendas a clientes e pagamentos a fornecedores um software de faturação torna todo o processo mais ágil e simplificado.

Este tipo de solução permite emitir faturas e aceder às contas da sua empresa de forma rápida.

Para além de todas as vantagens competitivas desde o dia 1 de janeiro de 2019 a faturação eletrónica em Portugal passou a ser uma obrigação legal.

Desta forma é fundamental escolher o software que melhor se adapta às características e à forma de trabalhar do seu negócio. 

 

Importância de um Software de Faturação para Empresas

A faturação é uma obrigação das organizações mas não precisa de ser um procedimento complexo.

Ao implementarem um software de faturação nas suas rotinas as empresas ganham velocidade nas transações e eficiência nas operações.

Todos os processos desenrolam-se de forma automática e com o mínimo de intervenção humana permitindo:

• Otimizar do processo de faturação: a criação da fatura ou orçamento realiza-se em poucos passos e pode ser enviado por email para o cliente;
• Comunicar com a Autoridade Tributária de forma automática: a preparação dos documentos para a cobrança de impostos com base nos valores apresentados é realizada de um modo simples;
• Gerir processos de forma simplificada: stocks e armazéns receitas clientes e contas correntes.

As empresas poupam tempo na gestão da faturação e libertam-se de procedimentos que prendem colaboradores a uma só tarefa rotineira e com propensão para o erro.

Para além de tornarem os negócios competitivos os softwares de faturação incentivam o pagamento célere por parte dos clientes o que contribui para a manutenção da saúde financeira das empresas.

 

Principais Vantagens de um Software de Faturação

Um software de faturação é um investimento lógico e com retorno sobretudo soluções que acompanham o ritmo de crescimento das empresas.

Entre os principais benefícios as organizações têm:

• Maior controlo do seu negócio;
• Controlo de stocks (basta registar a entrada e saída dos produtos no sistema);
• Proteção de dados e informações de clientes e do próprio negócio;
• Menor probabilidade de erro na emissão das faturasMaior capacidade de decisão.

As escolhas empresariais passam a ser realizadas com base em relatórios personalizados e na consulta de indicadores de desempenho económico e financeiro em tempo real.

 

Como escolher o Software de Faturação Ideal?

Antes de mais é obrigatório que escolha um programa certificado pelas Finanças. Não corra o risco de ficar sem software de faturação.

A Autoridade Tributária já anulou a licença a dois sistemas de faturação e cerca de 10.000 empresários foram afetados. Para além de que pode vir a ser alvo de coimas.

Depois e para iniciar o processo deve criar uma lista com os aspetos que mais valoriza nos programas informáticos consoante as necessidades do negócio.

Por exemplo:

• As funcionalidades são essenciais ou privilegia a facilidade em utilizar a solução?
• Procura um programa que trabalhe a partir do computador e de forma independente ou através da internet?
• Vai ter apenas um utilizador ou precisa que o programa permita a gestão de vários utilizadores?

A resposta a estas perguntas já permitiu fazer uma triagem e excluir alguns modelos de software. De seguida o foco deve ser nas características técnicas. 

 

Análise das características técnicas do software

Nesta fase deve tentar perceber qual a utilização que vai ser dada ao sistema. Significa isto que é conveniente avaliar as características do seu modelo de trabalho.

Por exemplo:

• Trabalha com regime de avenças?
• Que funcionalidades precisa que o programa de faturação tenha?
• Trabalha com orçamentos ou faz venda direta ao público?
• As faturas devem ter referências multibanco ou trabalha com sistema de pronto pagamento?
• Costuma realizar numa impressora standard de escritório ou num terminal POS?
• Precisa de um programa que dê informação sucinta sobre as vendas e contas-correntes dos clientes e fornecedores?
• Deve realizar um levantamento exaustivo.

Quanto mais necessidades identificar antes maior a probabilidade de optar pelo software certo e ter realizado um investimento com retornos interessantes.

Algumas soluções oferecem relatórios que podem ser personalizados. Esta funcionalidade permite por exemplo saber os clientes e consumidores que são mais rentáveis para o seu negócio.

 

Análise do fornecedor do software

Uma das primeiras perguntas a colocar durante o processo de pesquisa de fornecedores é a possibilidade de integração com softwares já existentes no escritório.

Quanto maior o nível de integração menos trabalho terá a gerir a faturação da sua empresa.

A segunda questão mais importante é se a empresa fornecedora da solução tem um bom nível de suporte. Caso tenha negócios além-fronteiras pergunte se garantem suporte 24/7 à escala mundial.

A empresa deve também:

• Ter profissionais certificados e em constante atualização;
• Ter trabalhado com indústrias semelhantes à sua;
• Oferecer planos e licenças flexíveis;
• Ter reputação no mercado e oferecer suporte incondicional.

A experiência do fornecedor funciona como carimbo de garantia. É a certeza que contrata um sistema que tem futuro.

 

Erros que tem de evitar na escolha do software

De forma a otimizar a escolha e aproveitar as capacidades do sistema em pleno deve evitar:

• Optar por um programa que não é certificado;
• Ter um software que não suporta as formas de pagamento na sua empresa;
• Escolher com base no preço;
• Contratar uma tecnologia sem provas dadas no mercado;
• Eleger um software de faturação sem consultar a hierarquia e os colaboradores que vão trabalhar com o programa.

É sempre importante pensar no longo-prazo. Evite escolher um software que não suportará aumento de carga quando o negócio crescer. 

 

Perguntas Frequentes sobre um Software de Faturação

 

1. Posso mudar de software de faturação em qualquer altura?

Sim. Não precisa de aguardar pelo fim do ano fiscal. Os dados são migrados do antigo sistema sem perdas e mantendo a total integridade das informações. É importante garantir que elege uma solução de faturação que contemple a funcionalidade de importação de dados.

 

2. Devo escolher um software online?

Depende das suas necessidades. Com os softwares de instalação local todas as informações ficam concentradas no escritório. Terá total segurança dos dados mas exige infraestrutura de redes.

Um software na Cloud oferece flexibilidade. Os utilizadores do sistema podem trabalhar a partir de qualquer localização e em vários dispositivos. Os custos da infraestrutura são incutidos aos fornecedores Cloud.

 

3. É possível utilizar mais do que um software de faturação?

Sim é possível. No entanto deve estar atento à integração entre sistemas. É da máxima importância que sejam compatíveis e comuniquem entre si sem qualquer esforço.