A sua empresa reconhece o poder da tecnologia na transformação dos negócios?

A Parcigraf “Creative Visual Branding Solutions” iniciou a atividade, há pouco mais de 20 anos, para trabalhar o nicho da produção de carimbos e das gravações laser em peças personalizadas e na pequena sinalética.

Atualmente, fazem a produção da comunicação visual, essencialmente para exterior, sinalética técnica e industrial. “O conceito passa por conseguirmos fazer a produção interna desses materiais e a respetiva aplicação em casa do cliente final, quer estes sejam do setor industrial ou de serviços”, refere o CEO, Pedro Silva, e reconhece que implementar o software PHC poupou tempo e dinheiro à sua empresa.

 

Descubra, nesta entrevista, como a tecnologia da Winsig pode ajudar a transformar o seu negócio.

 

Em que altura surge o contacto com a Winsig?

O contacto com a Winsig nasceu da forte necessidade que tínhamos de nos organizar. Quando a casa era mais pequena era fácil fazer a gestão mentalmente e com folhas de Excel.

A partir do momento em que crescemos e começámos a aceitar projetos de maior dimensão, sentimos necessidades de organização e coordenação, nomeadamente ao nível dos recursos humanos, máquinas, tempos e custos.

A coordenação e organização destes processos era realizada manualmente e refletia-se num desgaste enorme dos nossos recursos humanos. Foi nessa altura que decidi que era necessário ter um software que automatizasse essas tarefas e nos libertasse para outras tarefas.

 

O que tinha em mente quando contratou o software PHC e as soluções desenvolvidas pela Winsig?

Pretendia ter um software que nos mostrasse as tarefas que ainda estavam por realizar e as concretizadas, controlar os custos e as operações, bem como os tempos que demoraram até à sua concretização. Em suma, pretendíamos um software que nos ajudasse a gerir a produção interna e o nosso dia-a-dia.

Nesta fase, já conseguimos controlar os tempos de produção, analisar se corresponde aos valores e tempos apresentados ao cliente final e se a margem está dentro dos parâmetros estabelecidos. Para além disso, o PHC, facilita a comunicação entre os departamentos comercial e de produção para que estes estejam em sintonia com o acordado com o cliente final.

 

O investimento nesta solução ERP trouxe o resultado que pretendia?

O investimento valeu a pena. A principal diferença que notamos, neste momento, é a facilidade que temos em consultar os tempos, custos e estado dos pedidos que nos chegam e fazer uma melhor gestão das equipas.

Agora, abrimos o PHC e este comunica-nos os valores que temos in house, a cotação das encomendas que temos para montar e os montantes que já podemos faturar. Estes parâmetros, a nível de gestão e ao nível comercial, são essenciais para perceber em que ponto nos encontramos em relação aos nossos objetivos.

Conseguimos avaliar o estado do volume de trabalho e de negócio, algo que anteriormente não acontecia com facilidade. Tínhamos de parar o trabalho para confirmar todos os passos manualmente e em ficheiros espalhados em pastas, mas raramente o conseguíamos fazer.

 

Esta otimização teve impacto apenas na gestão e em mais algum departamento?

Teve impacto na gestão, na produção e no departamento comercial.

Na parte de produção, o software PHC, também nos trouxe mais-valias. Conseguimos agregar e otimizar processos e as equipas; conseguimos ver o que está em produção, o que pode ser alocado a cada pessoa e discernir se há trabalhos que necessitem da intervenção de apenas uma pessoa.

Neste momento, distribuímos trabalhos por equipas e individualmente, sem criar redundâncias e sem correr o risco dos trabalhos não serem terminados dentro dos prazos por falta de tempo das equipas.

Em suma, temos uma visão geral dos trabalhos que estão a ser realizados no momento e por quem, quais os trabalhos que ainda temos “em espera” e conseguimos otimizar a sua distribuição pelas equipas.

 

Conseguimos otimizar os recursos humanos, os materiais utilizados e as máquinas o que, no final da obra, se reflete em melhores tempos, no aumento do volume de negócios e na otimização de custos.

 

O software PHC e dos add-ons da Winsig, nomeadamente, do Win Produção, foram bem recebidos pelas vossas equipas?

Há sempre uma fase de adaptação e de habituação à automatização de processos que anteriormente eram realizados manualmente.

Temos de formar os nossos colaboradores e de lhes mostrar as potencialidades do ERP para que eles possam tirar proveito deste investimento e para que poupem tempo na realização de tarefas.

 

Incentivar a utilização do ERP e formar as nossas equipas para o usarem, fez com que passássemos a ter a noção real das obras fechadas, das que se encontram em aberto e de quantas mais podemos aceitar num determinado período, na prática refletiu-se no aumento do volume de faturação.

 

Ao nível do trabalho dia-a-dia quão importante está a ser esta nova etapa?

Internamente já notamos as diferenças em relação às novas obras e já podemos consultar o histórico do cliente, algo muito relevante na nossa atividade. Posso aceder à lista de fornecedores de materiais, saber se o serviço foi prestado da forma que esperávamos e os preços a que encomendámos os materiais.

Para além disso, se um cliente pretender, por exemplo, replicar a sinalética que tem numa fábrica que foi montada há alguns anos, através desse histórico, posso encomendar os materiais exatamente iguais para aplicar nas novas instalações. Este ERP é um poço de informação que nos ajuda a satisfazer as demandas dos nossos clientes e nos ajuda a encontrar os fornecedores e materiais que nos solicitam.

Outra solução que o Win Produção nos veio trazer foi a criação de uma base de dados de clientes atualizada e com seguimento comercial e de apoio ao cliente. Agora temos o histórico, sabemos quantas encomendas existem, os valores dos orçamentos e, muito importante, os valores de recebimento.

 

O envio de contas correntes para os nossos clientes era manual e demorava cerca de 3 dias a concretizar. Com o software PHC demoramos apenas cinco minutos. Foi uma das mais-valias mais evidentes desta implementação.

 

 

Considera que fez uma boa parceria com a Winsig?

O acompanhamento da Winsig é irrepreensível e é traçado mediante a nossa disponibilidade em aprender.

 

A Winsig apresentou o levantamento de necessidades e, posteriormente, o plano de implementação e são os consultores que nos indicam os tempos para efetuar as alterações propostas.

 

A Parcigraf participa ativamente na implementação, quer através da partilha de informações relevantes para o correto funcionamento do software, quer pela inserção dos códigos de artigo e de fornecedores, ações que a Winsig não pode fazer por nós.

Tenho a perspetiva de que, quando tivermos o PHC a funcionar em velocidade cruzeiro e a conjuntura nacional e internacional estabilizar, o nosso volume de negócios vai aumentar exponencialmente.