Grupo GR360 Flooring Systems: Gestão sólida e otimizada

O grupo GR360 Flooring Systems iniciou a sua atividade em 1999 e é composto, atualmente, por nove empresas que se dedicam à engenharia e desenvolvimento de sistemas de pavimentos industriais e à sua manutenção preventiva. Trabalham em várias geografias, dentro e fora da Europa, e têm os serviços corporativos sediados em Portugal, na Maia.

 

 

António Cruz, Diretor Financeiro do grupo GR360 Flooring Systems, revela os desafios que enfrentaram desde a mudança dos serviços corporativos de França para Portugal, o crescimento que conseguiram alcançar ao escolher um software de gestão adequado para os seus negócios e evidencia a relevância da escolha de um parceiro experiente e resiliente que acompanha o grupo no seu crescimento financeiro e patrimonial.

 

Certamente que a opção de instalarem os serviços corporativos em Portugal surgiu de uma visão estratégica. Pode referir qual foi?

Até à minha chegada ao Grupo GR360, em 2020, os serviços corporativos estavam dispersos pelos diversos países onde operamos, o que gerava enormes volumes de trabalho e restava muito pouco tempo para efetuar as validações necessárias.

Por essa altura, a administração decidiu que estes serviços iriam começar a operar a partir de Portugal. A primeira localização escolhida foi Leiria, mas devido à escassez de mão de obra com as caraterísticas que procurávamos, decidimos instalar-nos na Maia, não só para ficarmos mais próximos do aeroporto, mas também para conseguirmos recrutar quadros que correspondiam aos perfis que procurávamos. Em agosto de 2021 já tínhamos os serviços corporativos a funcionar em pleno e por uma questão estratégica, centralizados num único ponto.

 

Como é que a Winsig chega a este projeto?

A Winsig chega ao Grupo GR360, através do contacto com a Catarina Monteiro e com o Hugo Alves, que nos apresentaram um plano de implementação bem estruturado e organizado, logo, correspondeu perfeitamente às nossas expectativas. Entretanto, viajo para França para organizar a migração para o novo software e aconteceu o impensável: tínhamos sido hackeados (pirateados) durante o fim de semana. Estava tudo preparado para fazer a migração, mas as informações que necessitávamos estavam inacessíveis. A nossa atitude foi logo a de entrar em contacto com a Winsig, no sentido de nos ajudarem a recuperar os nossos dados e a implementar de raiz procedimentos básicos diários como emitir e pagar faturas. A resposta foi de pronta disponibilidade por parte da Winsig, na pessoa do Hugo Alves, que viajou de imediato para Estrasburgo para implementar os processos mais urgentes e apoiar a GR360 num período crítico da sua gestão. A partir desse momento foi firmada uma relação de confiança com a Winsig porque, apesar de não termos um contrato de implementação assinado, pudemos contar com o seu apoio incondicional.

 

Esta relação de confiança mútua ajudou-vos a recuperar deste ciberataque?

A parceria entre o grupo GR360 e a Winsig ajudou-nos a recuperar e praticamente começar do zero, ao nível da documentação e contabilidade, entre outros. Como perdemos toda a informação neste ciberataque, a Winsig foi quem nos acompanhou nas tarefas do dia-a-dia como emitir faturas e receber pagamentos e, depois, a repor a normalidade ao nível da gestão e documentação relativa ao grupo.

 

Considera que a utilização de um software de gestão adequado ao vosso setor de atividade é vital para a consolidação da faturação, gestão e crescimento empresarial?

 Sem dúvida que sim. O Grupo GR360, em 2020, tinha um volume de negócios entre os 18 e os 20 milhões de euros de faturação, mas a contabilidade estava dispersa pelas diferentes empresas do grupo. A instalação de um software de gestão integrada veio permitir que juntássemos a informação de gestão do grupo num único ERP e a mesma passou a ser verificada antes do fecho de mês. Esta alteração de gestão e organização de processos, também através dos nossos serviços corporativos, vieram dinamizar e organizar os diversos departamentos das diversas periferias onde estamos presentes e passou a permitir que a gestão tomasse decisões mais informadas e com base em dados reais. O projeto implementado no Grupo GR360 é bastante complexo. O gestor de projeto da Winsig, Hugo Alves, é o mentor que desenhou a implementação e adaptou o PHC de forma a responder às necessidades dos diferentes países onde estamos, ou seja, em cinco países que têm leis, fiscalidades e exigências díspares entre si. Conseguimos, num trabalho conjunto, compactar todas estas informações numa única base de dados e trabalhar os dados do grupo, algo impensável há alguns anos.

 

 

O Grupo GR360 encontra-se em várias geografias e trabalha com diferentes moedas. Qual foi o país de mais fácil adaptação e o mais desafiador?

O país de mais fácil adaptação foi Marrocos, uma vez que eu e o Hugo Alves já tínhamos trabalhado com o PHC na Argélia e conhecíamos relativamente bem as leis e regras locais. Por incrível que pareça, encontrámos o nosso maior desafio dentro da Europa, nomeadamente na Alemanha. Pensámos que iriamos encontrar um país com uma legislação e contabilidade devidamente organizadas e não foi esse o cenário com que nos deparámos. A título de exemplo, na Alemanha, é possível corrigir uma fatura manualmente e esta continua válida, o que acaba por dificultar o match dos dados finais na contabilidade.

 

O trabalho da Winsig passa por responder a este e outros desafios de variadas dimensões?

A Winsig trabalha para resolver este e outros desafios que vamos encontrando no nosso caminho de crescimento e desenvolvimento. É necessário ter um responsável de projeto que compreenda na perfeição quais são as necessidades do grupo, idealize e implemente as soluções para os problemas com que nos vamos deparando. Como os números são os melhores indicadores para medir o sucesso das operações, refiro os do grupo GR360 que faturava 20 milhões de euros quando concentrou os serviços administrativos em Portugal e começou a utilizar o software PHC (em 2020) e, atualmente, fatura 60 milhões de euros. Estes números são o reflexo do trabalho desenvolvido pelo Grupo GR360, mas também da ajuda da equipa da Winsig que têm sido incansáveis no acompanhamento das empresas do nosso grupo e da utilização do software de gestão integrada, o PHC, que nos permitiu controlar de forma mais minuciosa a contabilidade do Grupo GR360.

 

Considera que a adoção do PHC ajudou a melhorar a análise performativa do grupo?

A agregação de todos os dados de gestão do Grupo GR360 dentro do PHC e os desenvolvimentos efetuados pela Winsig, permitiu-nos ter uma visão mais ampla da contabilidade de todas as empresas do grupo. Agora podemos fazer uma análise geral e outra minuciosa o que nos permite, por um lado, ajustar as operações e as tarefas que não estão a corresponder às nossas expectativas e, por outro lado, tomar decisões a nível de gestão atempadamente e de forma a prevenir erros e análises desfasadas da realidade. Antes de centralizarmos os serviços administrativos em Portugal e de trabalharmos com a Winsig, era impossível elaborar relatórios porque os dados chegavam à equipa de gestão demasiado tarde e não eram fidedignos porque cada gabinete decidia de que forma fazia a contabilidade. Atualmente temos um contabilista interno, trabalhamos com uma consultora única e utilizamos o PHC para fazer a gestão com vários painéis e várias visões.

 

Utilizam o PHC no Desktop e na Web. Quais são as principais vantagens desta utilização dinâmica?

Ao nível dos serviços administrativos, utilizamos maioritariamente o PHC desktop. O PHC Web é utilizado por todas as pessoas que temos nos diferentes mercados para, maioritariamente, a colocação de faturas, lançamento de despesas, marcação de férias, entre outras funcionalidades que existem do software. As equipas operacionais também utilizam o PHC Web para registar os pontos das equipas, as fichas de intervenção ou apontamentos de serviços, mas estes devido aos desenvolvimentos que a Winsig tem vindo a fazer no grupo GR360. Os serviços disponibilizados pelo PHC Web são especialmente necessários quando estamos fora dos serviços corporativos, uma vez que conseguimos fazer tudo o que é necessário através de um smartphone ou tablet, evitando deslocações desnecessárias ao escritório e trabalho fora do horário de expediente. O aumento de produtividade é evidente!

 

Então, quão relevante é o ERP PHC e os desenvolvimentos efetuados pela Winsig neste software para a gestão diária do grupo GR360?

Diria que são essenciais. Ao nível da gestão conseguimos gerar relatórios, efetuar pagamentos aos fornecedores e aos nossos funcionários atempadamente, controlar a contabilidade das várias empresas do grupo e fazer a gestão dos funcionários, tudo num único software que a Winsig otimizou e adaptou à nossa realidade.

 

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