Cliente
Desafio
Como referência mundial na área de soluções para a gestão de correio e documentos a Intimus necessitava de gerir eficazmente a sua base de contratos e equipamentos instalados nomeadamente:
- Identificar os clientes com contratos e as extensões de garantia sempre que um pedido de assistência chegava às instalações.
- Analisar a validade dos contratos.
- Ter uma base fiável de todos os equipamentos instalados e respetiva localização.
- Gerir a agenda da equipa técnica.
- Controlar os pedidos em carteira.
A empresa já utilizava uma solução para a área de suporte mas de forma desintegrada de todas as outras nomeadamente a base de clientes. Paralelamente o acompanhamento dos contratos e a agenda eram trabalhados em ficheiros Excel. Por fim as instalações dos equipamentos eram efetuadas sem intervalos definidos e completamente dependentes da disponibilidade da equipa.
Tendo em conta estes desafios a criticidade do serviço pós-venda para a satisfação e fidelização dos clientes e as boas referências sobre a Winsig a Intimus não teve dúvidas em avançar com o projeto.
Solução
Para responder às necessidades identificadas a Winsig implementou o módulo Suporte da PHC potenciando todas as suas funcionalidades para Gestão de Equipamentos Instalações Agenda e PATs:
- Definição de regras: as instalações passaram a ser efetuadas no momento da faturação não sendo possível a emissão da fatura sem que a instalação esteja finalizada.
- Faturação de contratos: foram desenvolvidos mapas à medida para identificar os contratos a faturar em cada mês.
- Utilização da agenda para marcações.
- Desenvolvimento de mapas de contabilização de receitas (eliminando os ficheiros excel).
- Desenvolvimento de campos específicos para identificar o tipo de entrada dos pedidos (telefone, fax, email).
- Desenvolvimento de funcionalidade que permite identificar de imediato os pedidos que se encontram em carteira.
- Gestão total dos pedidos permitindo obter métricas específicas para avaliação da área técnica.
Resultados
A implementação do módulo Suporte do software PHC aumentou a produtividade interna e a satisfação dos clientes da Intimus. Permitiu ainda agilizar organizar e aceder a informação fiável numa única plataforma integrada e não dispersa por ficheiros excel propensos a erros e consumidores de muito trabalho manual.
Futuramente a estratégia da Intimus passa por explorar todas as mais-valias do PHC Advanced desenvolvendo funcionalidades mapas e outras métricas necessárias à atividade diária da empresa.
A trabalhar com a equipa da Winsig desde novembro de 2009 a empresa tem atualmente adjudicado um serviço de acompanhamento regular e personalizado que vai continuar em desenvolvimento durante 2013.
Testemunho do cliente
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