Importância e Implicações para as Empresas
Rentabilização de Recursos
As empresas cada vez mais devem tentar rentabilizar os recursos e reduzir custo. A Faturação Eletrónica é dos processos que melhor e mais facilmente trazem o retorno do investimento. O envio de Documentos de Faturação por email no formato PDF certificado é aceite há já muito tempo por todas as entidades oficiais.
Permite desmaterializar o processo. Os objetivos são evidentes e atingidos de forma imediata assim que instala:
- Acaba com o tempo gasto em dobrar as faturas para colocar no envelope;
- Poupa tempo e dinheiro no ato de enviar as faturas por correio;
- Facilita a contabilização no ERP do seu cliente, inclusive dando a possibilidade de anexarem de imediato o PDF ao seu ERP;
- Rentabiliza os seus recursos para funções mais produtivas;
- Transmite uma imagem de modernidade para os seus clientes;
- Torna a empresa mais amiga do ambiente.
Em suma, o processo segue os seguintes passos:
- As empresas e entidades públicas devem recorrer a um programa certificado pela Autoridade Tributária (AT);
- A solução de faturação deve ainda contemplar um certificado digital que garante a validade da fatura (assinatura);
- As empresas devem guardar as faturas num arquivo digital durante cerca de 10 anos para efeitos de fiscalização.
A Solução WIN Faturas Eletrónicas ajuda neste processo, permitindo inclusive o envio em massa de várias faturas eletrónicas para os clientes.
Modernização Faturação da Contratação Pública
A Administração Pública também está empenhada em tornar mais tecnológico e mais desmaterializado o processo de receção de faturação dos seus fornecedores.
Então, emitir faturas eletrónicas vai passar a ser obrigatório para contratos públicos e os prazos já estão definidos pelo Decreto-Lei no 14-A/2020 de 7 de abril:
- Grandes Empresas: 1 de janeiro de 2021;
- Médias Empresas: 1 de julho de 2021;
- Pequenas Empresas: 1 de julho de 2021;
- Micro Empresas: 1 de janeiro de 2022;
- Entidade Pública: 1 de janeiro de 2022.
No início de 2021, a obrigação é exclusiva para empresas com mais de 250 colaboradores ou mais de 50 milhões de faturação ou 43 milhões de euros de balanço. Até ao final do ano, abrangerá médias, pequenas e micro empresas, bem como entidades públicas.
O objetivo da diretiva comunitária é harmonizar os modelos de fatura existentes nos países da União Europeia.
Com esta imposição, as trocas comerciais saem beneficiadas. Torna-se mais simples emitir e cobrar faturas entre os 27 Estados-membros.
Solução WIN Faturas Eletrónicas
A ferramenta permite que emita e envie por email faturas eletrónicas com certificado digital. Os documentos são, de seguida, guardados no PHC - importante para efeitos de justificação perante a AT.
Com este add-on, assiste a um processamento mais rápido da faturação, sem abdicar da componente de customização - importante para estabelecer uma relação próxima e uma comunicação eficiente com os seus clientes.
Com o WIN Faturas Eletrónicas vai conseguir:
- Criar e emitir faturas em série ou individualmente;
- Enviar documento de cobrança para um endereço de email que consta na ficha do cliente;
- Enviar uma 2ª via, caso seja necessário;
- Personalizar o corpo do email com uma mensagem específica;
- Eliminar custos desnecessários com a impressão e o envio físico das faturas;
- Garantir a receção do documento;
- Assegurar a autenticidade da fatura.
Encare esta mudança como uma oportunidade para agilizar os processos, reduzir custos administrativos e acelerar a cobrança.
Perguntas Frequentes sobre Faturas Eletrónicas
Se imprimir, assinar e digitalizar, é considerada uma fatura eletrónica?
A minha empresa é pequena. Está abrangida pela obrigação de faturação eletrónica?
O que é necessário para poder enviar faturas eletrónicas?
Posso personalizar o texto dos emails nas minhas faturas eletrónicas?
Faço muitas faturas por dia. Tenho de enviar uma a uma?
Se enviar faturas em PDF com certificado não preciso de enviar em papel?
Conheça a solução para estar em conformidade com o Decreto-Lei nº 123/2018 sobre a implementação de faturação eletrónica nos contratos públicos.
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